Sbado, 20 de Octubre del 2018 -

SECRETARIA GENERAL E IMAGEN INSTITUCIONAL

Fuente: ORDENANZA MUNICIPAL N° 011-2011-MDBSH

Artículo 81°.-La Unidad de Secretaria General, Imagen Institucional y Relaciones Publicas , es el Órgano de Apoyo a las acciones administrativas del Concejo Municipal y de la Alcaldía, encargada de programar, dirigir, ejecutar y coordinar el apoyo a los Órganos de Gobierno; desarrolla actividades relacionadas a proyectar la buena imagen de la Gestión Municipal hacia el interior y exterior, a través de los medios de difusión a su alcance; así como dirigir y conducir la Administración Documentaria y el Archivo Central de la Municipalidad.

GERENCIA

Artículo 83°.- Corresponde a la Unidad de Secretaría General, Imagen Institucional y Relaciones Públicas, las siguientes funciones:

  1. Programar, dirigir, ejecutar, coordinar, supervisar y controlar las actividades correspondientes al Sistema de Administración Documentaria de la Municipalidad y del Concejo Municipal.
  2. Asistir y apoyar a los Órganos de Gobierno, en la gestión administrativa en materia de su competencia.
  3. Asistir y registrar el desarrollo de las sesiones de Concejo, ordinarias, extraordinarias, de emergencia y solemnes.
  4. Asistir y registrar el desarrollo de las reuniones de trabajo, con organizaciones de la sociedad civil, con los sectores u otras instancias de coordinación y concertación, realizadas en la Municipalidad y convocadas por Alcaldía.
  5. Dar fe de los actos del Concejo y de las normas emitidas por Alcaldía; así como visar las Resoluciones de Alcaldía, Decretos, Acuerdos y Ordenanzas.
  6. Centralizar, revisar, sistematizar, procesar y derivar a las unidades orgánicas competentes, la tramitación y archivo de las comunicaciones, expedientes, contratos y demás documentos que provengan de diferentes organismos y dependencias municipales, así como autenticar las copias.
  7. Organizar y atender las sesiones solemnes del Concejo, las ceremonias y actos oficiales protocolares, que se realicen en la Municipalidad.
  8. Es responsable que las Resoluciones, no contravengan los dispositivos legales vigentes.
  9. Organizar, dirigir y coordinar el sistema de administración documentaria y el archivo central de la Municipalidad.
  10. Citar a los Regidores y Funcionarios a las sesiones ordinarias y extraordinarias conforme al Reglamento Interno.
  11. Disponer la publicación de las ordenanzas y otros documentos que el Concejo apruebe, en los periódicos oficiales y en el portal institucional.
  12. Organizar, ejecutar y controlar los procesos de recepción, registro, clasificación, distribución, control e información, de la documentación que circula en la Municipalidad.
  13. Orientar a las áreas a su cargo, para que brinden información adecuada sobre los servicios y trámites que prestan las diversas dependencias de la Municipalidad, así como informar sobre el estado de la tramitación de sus expedientes.
  14. Llevar los correspondientes libros de registros debidamente legalizados por el Notario Público de la normatividad municipal.
  15. Formular el Plan Operativo de su unidad anualmente.
  16. Coordinar con el área de Imagen Institucional, la programación, dirección, ejecución y control de las actividades de Relaciones Públicas, Información, Protocolo y aquellas que conlleve a mejorar la imagen general de la Municipalidad.
  17. Mantener los registros estadísticos de la unidad y presentar mensualmente a la Gerencia municipal.
  18. Las demás funciones propias de su competencia, que le sean asignadas por Alcaldía.

ÁREAS / DEPENDENCIAS

El Área de Atención al Ciudadano es el órgano de apoyo encargado de brindar orientación a ciudadanos sobre los servicios que brinda la Municipalidad, y velar por la atención oportuna. Depende funcional y jerárquicamente de la Secretaría General y está a cargo del Jefe de Área, de Atención al Ciudadano. Tiene las siguientes funciones:

  1. Elaborar la propuesta de Plan Operativo Institucional correspondiente a su Unidad Orgánica, alineada a los Objetivos del Plan Estratégico Institucional – PEI, y ejecutarlo, una vez aprobado.
  2. Gestionar las actividades de atención que brinda la municipalidad a través del área de atención al ciudadano y tramite documentario, en cuanto a los parámetros de calidad establecidos para el proceso de atención al ciudadano.
  3. Coordinar la atención del Libro de Reclamaciones, informando a la Gerencia Municipal periódicamente,
  4. Asesorar a los ciudadanos sobre sus solicitudes, consultas, sugerencias y quejas en relación a los servicios que brinda la Municipalidad.
  5. Coordinar con las distintas unidades orgánicas sobre la atención de solicitudes, consultas, sugerencias, quejas y reclamaciones, dirigidos a la subgerencia, formuladas por los Ciudadanos.
  6. Realizar la autoevaluación e implementación de las mejoras en el servicio, de acuerdo al Manual de Atención a la Ciudadanía.
  7. Implementar y ejecutar la Gestión por Procesos, según los lineamientos y metodologías establecidas.
  8. Elaborar y mantener los reportes estadísticos de las acciones y servicios de su competencia,
  9. Organizar los archivos digitales y documentación física de su competencia, manteniendo su custodia de forma segura.
  10. Realizar las demás funciones que le sean asignadas por la Gerencia Municipal.

El Área de Trámite Documentario es el órgano de apoyo encargado de recibir y derivar a los órganos correspondientes los documentos dirigidos a la Municipalidad. Depende funcional y jerárquicamente de la Secretaría General y está a cargo del Jefe de Área de Tramite documentario. Tiene las siguientes funciones:

  1. Ingresar y derivar la documentación presentada por los ciudadanos, en trámite documentario, para las diferentes unidades orgánicas, como parte de la atención de trámites.
  2. Coordinar con la Secretaria General la remisión de documentos oficiales del Área, hacia otras entidades públicas.
  3. Gestionar las actividades de atención que brinda la municipalidad a través de tramite documentario, en cuanto a los parámetros de calidad establecidos para el proceso de atención al ciudadano.
  4. Implementar y ejecutar la Gestión por Procesos, según los lineamientos y metodologías establecidas.
  5. Elaborar y mantener los reportes estadísticos de las acciones y servicios de su competencia,
  6. Organizar los archivos digitales y documentación física de su competencia, manteniendo su custodia de forma segura.
  7. Realizar las demás funciones que le sean asignadas por la Gerencia Municipal.

Es el Órgano de Apoyo, que depende de la Unidad de Secretaría General y está encargada de ejecutar las actividades relacionadas con la comunicación interna y externa, orientada a mantener una Imagen positiva de la Gestión Municipal. Tiene asignada las siguientes funciones:

  1. Elaborar la propuesta de Plan Operativo Institucional correspondiente a su Área, alineada a los Objetivos del Plan Estratégico Institucional – PEI, y del Plan de Desarrollo Local Concertado – PDLC, ejecutarlo, una vez aprobado.
  2. Programar, dirigir, coordinar y ejecutar las políticas de comunicaciones, información, imagen institucional de la Municipalidad.
  3. Planear, programar, dirigir, coordinar, ejecutar las actividades de información, comunicación, protocolo y otras actividades de relación con instituciones, organizaciones de base, sectores públicos, niveles de gobierno.
  4. Mantener una comunicación fluida con la población a través de los medios de comunicación locales, informando sobre las obras en ejecución, actividades y normas emitidas por el gobierno local.
  5. Promover la edición de folletos, trípticos, revistas, y otros documentos que difundan las actividades de la municipalidad, a través de auspiciadores.
  6. Elaborar encuestas de opinión, respecto a la percepción de la población en el trabajo municipal.
  7. Apoyar a las diferentes unidades orgánicas, para difundir, dirigir y orientar al contribuyente sobre las normas en las actividades de orientación de los servicios que prestan.
  8. Programar y dirigir la realización de las conferencias de prensa, sobre asuntos de interés municipal.
  9. Elaborar la síntesis informativa diaria de los medios de comunicación y ponerlos a disposición de Alcaldía y de las unidades orgánicas que lo requieran.
  10. Implementar y ejecutar la gestión por procesos, según los lineamientos y metodologías establecidas.
  11. Elaborar y mantener los reportes estadísticos de las acciones y servicios de su competencia.
  12. Organizar los archivos digitales y documentación física de su competencia, manteniendo su custodia de forma segura.
  13. Otras funciones de su competencia que le encargue Alcaldía.

Es el órgano de apoyo encargado de ejecutar del manejo del trámite documentario, de organizar y prevalecer el archivo general y el centro de notificaciones de la Municipalidad, está a cargo de un funcionario con nivel de Jefe, quien depende funcional jerárquicamente de la Secretaria General. Tiene asignada las siguientes funciones:

  1. Elaborar la propuesta de Plan Operativo Institucional correspondiente a su Área, alineada a los Objetivos del Plan Estratégico Institucional – PEI, y del Plan de Desarrollo Local Concertado – PDLC, ejecutarlo, una vez aprobado.
  2. Diseñar, elaborar, implementar, desarrollar, cumplir, ejecutar, difundir, evaluar y supervisar el cumplimiento del procedimiento de registro, disposición, mantenimiento, conservación y custodia el acervo documentario de la MDBSH.
  3. Controlar el flujo y ubicación de los documentos dentro de la MDBSH, a fin de logar su pronta ubicación y resguardo.
  4. Proponer las políticas sobre administración documentaria y archivística según los dispositivos legales vigentes a seguir.
  5. Proponer a la Secretaría General, la guía del Trámite documentario.
  6. Ejecutar las actividades de verificación, registro, clasificación, distribución, mantenimiento, conservación y custodia del acervo documentario de cada unidad orgánica de la municipalidad.
  7. Conducir, coordinar, dirigir las actividades relacionadas con ordenar y clasificar los documentos de acuerdo a las normas técnicas exigidas por el Sistema Nacional de Archivo.
  8. Capacitar y asesorar al personal en el uso de técnicas de clasificación y archivo de la documentación de sus unidades orgánicas.
  9. Prestar apoyo al Área de Secretaría General en el manejo y clasificación de la documentación.
  10. Implementar y ejecutar la gestión por procesos, según los lineamientos y metodologías establecidas.
  11. Elaborar y mantener los reportes estadísticos de las acciones y servicios de su competencia.
  12. Organizar los archivos digitales y documentación física de su competencia, manteniendo su custodia de forma segura.
  13. Otras funciones propias de su competencia, que le sean asignadas por la Oficina de Secretaria General y otras que la Ley les asigne.

GERENCIA

Gerente

Asistente

ÁREAS / DEPENDENCIAS

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Julio Alberto Quevedo Bardales

Jefe

Mirko Garrick Loarte Tuanama

Asistente

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